Doorgifte-memo Jottem

A Collection of Interesting Ideas,

This version:
https://github.com/inside-out-time-machines/design
Editor:
Bob Coret (Gouda Tijdmachine)

© 2026 Inside Out Time Machines. Dit document is beschikbaar onder de licentie CC BY-SA 4.0: hergebruik met naamsvermelding, bewerkingen onder dezelfde licentie.

Versie 0.1 - 18 augustus 2026 - concept door een niet-jurist, vóór gebruik laten controleren door een jurist!!!

1. Aanleiding en besluit

Jottem bewaart goedgekeurde jottems duurzaam. Het Internet Archive (San Francisco, VS) is daarvoor een aantrekkelijke bewaarplaats, maar opslag daar is een doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER (artikel 44-49 AVG). Dit memo legt de gekozen aanpak en de afweging vast, als verantwoording onder artikel 5 lid 2 AVG. Het werkt de analyse uit Risico’s en wet- en regelgeving (paragraaf 1.4) uit tot een besluit.

Besluit (conform het voorstel in dat werkdocument):

  1. De primaire duurzame opslag staat binnen de EER, bij [EER-bewaarplaats invullen, bijv. via SURF, het e-depot van een deelnemend archief, of een Europese aanbieder zoals Hetzner of Scaleway].

  2. Het Internet Archive is een optionele extra kopie. Daarheen gaat alleen goedgekeurd, voor publicatie bestemd materiaal dat:

    • geen persoonsgegevens van levende personen bevat (bijvoorbeeld historisch materiaal waarvan de afgebeelde personen zijn overleden), óf

    • waarvoor de betrokkene uitdrukkelijk heeft ingestemd met opslag in de VS (artikel 49 lid 1a AVG), zoals via het toestemmingsformulier van het interviewprotocol.

  3. Dit besluit is verwerkt in de Samenwerkingsovereenkomst (artikel 5.5) en het Privacybeleid, en wordt jaarlijks herijkt (zie hoofdstuk 6).

2. Juridisch kader en afgevallen routes

Route Beoordeling
Adequaatheidsbesluit / EU-US Data Privacy Framework (art. 45) Werkt alleen voor DPF-gecertificeerde organisaties. Certificering vereist toezicht van de FTC; dat geldt voor de meeste Amerikaanse non-profits niet, dus vermoedelijk ook niet voor het Internet Archive. Actiepunt: status verifiëren bij het Internet Archive. Zolang niet bevestigd: niet op bouwen
Standaardcontractbepalingen (SCC’s) (art. 46) Juridisch de nette route, maar vereist dat het Internet Archive de modelclausules ondertekent, plus een transfer impact assessment. Actiepunt: navragen of het Internet Archive standaardafspraken heeft met Europese erfgoedpartners. Zolang die er niet zijn: niet beschikbaar
Uitdrukkelijke toestemming (art. 49 lid 1a) Bruikbaar, maar de EDPB ziet deze uitzondering als bedoeld voor incidentele doorgiften. Daarom niet als hoofdroute, wel als dekking voor de optionele extra kopie van individuele, met toestemming ingezonden opnamen
Architectuurkeuze: EER-opslag De sterkste beheersmaatregel: geen structurele doorgifte, dus geen waarborg nodig. Gekozen als hoofdroute

3. Wat gaat wél en niet naar de Verenigde Staten?

Materiaal Naar Internet Archive?
Historisch materiaal zonder persoonsgegevens van levende personen (de bulk van de collectie) Ja
Audio-interviews waarvoor de geïnterviewde de VS-optie op het toestemmingsformulier heeft aangekruist Ja
Materiaal met (mogelijk) levende, herkenbare of genoemde personen zonder zo’n uitdrukkelijke toestemming Nee - alleen EER-opslag
Accountgegevens, niet-gepubliceerde bijdragen, moderatiegegevens, toestemmingsverklaringen Nooit

De moderator bepaalt bij goedkeuring of een jottem aan de criteria voldoet; het platform registreert die keuze en stuurt alleen gemarkeerd materiaal door. [Actiepunt: dit als veld/regel opnemen in het moderatieproces en de requirements.]

4. Transfer impact assessment (voorzet)

Voor de beperkte VS-kopie is de impact als volgt beoordeeld:

  1. Aard van de gegevens. Uitsluitend voor publicatie bestemd, door de betrokkene zelf of met diens toestemming gedeeld erfgoedmateriaal, dat ook op het openbare platform staat. Geen bijzondere categorieën, geen contactgegevens, geen niet-publieke gegevens.

  2. Amerikaanse wetgeving (o.a. FISA section 702, CLOUD Act). Die ziet op toegang tot gegevens door inlichtingen- en opsporingsdiensten. Voor materiaal dat al openbaar gepubliceerd is, voegt die toegangsmogelijkheid vrijwel geen risico toe: de gegevens zijn per definitie al publiek raadpleegbaar.

  3. Ontvanger. Het Internet Archive is een non-profitbibliotheek met een publieke missie en langjarige staat van dienst in erfgoedbewaring; het is geen advertentie- of dataplatform.

  4. Restrisico. Laag: het reële risico van de doorgifte is niet vertrouwelijkheidsverlies (het materiaal is openbaar), maar beperkte afdwingbaarheid van verwijdering. Dat risico bestaat bij elke open-datapublicatie en wordt beheerst met de verwijderafspraken uit hoofdstuk 5 en eerlijke communicatie vooraf ("wat open staat, staat open").

Conclusie: de beperkte VS-kopie is met deze afbakening verdedigbaar. [Door de jurist te toetsen en door de projectgroep te bekrachtigen op (datum).]

5. Afspraken met het Internet Archive

Vast te leggen met het Internet Archive (of te verifiëren in hun voorwaarden) - actiepunten:

  1. Hoe een verwijderverzoek wordt ingediend en binnen welke termijn het wordt uitgevoerd.

  2. Dat aangeleverd materiaal de bijbehorende licentie- en bronvermelding behoudt.

  3. Of het Internet Archive DPF-gecertificeerd is of SCC’s kan tekenen (zie hoofdstuk 2); zo ja, dan kan de afbakening uit hoofdstuk 3 worden verruimd.

  4. Contactpunt voor juridische verzoeken.

6. Herijking

Dit memo wordt jaarlijks herijkt door [projectgroep/platformbeheerder invullen], en tussentijds bij: wijziging van de DPF-status van het Internet Archive, nieuwe EDPB-richtsnoeren over artikel 49, een wijziging van de opslagketen, of signalen dat verwijderverzoeken niet worden nagekomen. Herijkingen worden genoteerd in het risicoregister (Risico’s en wet- en regelgeving, risico J4).